Ein mittelständisches Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden. Jeden Morgen das gleiche Bild: Rechnungen werden manuell erfasst, Kundendaten zwischen drei Systemen hin- und herkopiert, Projektberichte aus verschiedenen Tabellen zusammengestückelt. Nicht weil es an besseren Lösungen fehlt – sondern weil niemand weiß, wo man anfangen soll.
Das Wort Automatisierung fällt in fast jedem Gespräch über Digitalisierung. Doch zwischen der Idee und der Umsetzung liegt ein Missverständnis, das viele Unternehmen ausbremst: Automatisierung wird mit künstlicher Intelligenz gleichgesetzt – obwohl ein Großteil der wirksamsten Automatisierungen gar keine KI braucht.
Laut einer Studie des McKinsey Global Institute lassen sich bis zu 30 Prozent der aktuellen Arbeitsstunden durch Technologie automatisieren. Was dabei oft übersehen wird: Der größte Teil davon betrifft regelbasierte, wiederkehrende Tätigkeiten – Aufgaben, die nach klaren Wenn-dann-Logiken funktionieren und sich mit Workflow-Tools wie n8n, Make oder vergleichbaren Plattformen abbilden lassen. Ohne Sprachmodell, ohne Halluzinationsrisiko, ohne laufende API-Kosten.
Das bedeutet nicht, dass KI keinen Platz in der Automatisierung hat. Im Gegenteil: Wo Interpretation, Kontextverständnis oder natürliche Sprache gefragt sind, ist KI der richtige Baustein. Aber für die Weiterleitung einer E-Mail an die richtige Abteilung, das Erstellen einer Rechnung aus einem Angebot oder die Synchronisation von Kundendaten zwischen CRM und Buchhaltung braucht es keine künstliche Intelligenz. Es braucht klare Regeln – und strukturierte Daten, auf die diese Regeln zugreifen können.
Genau hier liegt der Hebel, den viele Unternehmen unterschätzen. Wer seine Prozesse dokumentiert und seine Daten strukturiert hat, kann sofort automatisieren – Schritt für Schritt, messbar und ohne die Risiken, die KI-basierte Systeme mit sich bringen. Die Ergebnisse sind dabei keineswegs bescheiden: Unternehmen berichten von Zeitersparnissen zwischen 30 und 70 Prozent bei automatisierten Abläufen und einer Fehlerreduktion von bis zu 80 Prozent.
Die folgenden Seiten zeigen, wo die Grenze zwischen regelbasierter Automatisierung und KI-gestützten Agenten verläuft, welche Workflows im Mittelstand sofort Wirkung zeigen und warum strukturierte Daten die Voraussetzung für jede Form der Automatisierung sind – ob mit oder ohne KI.
