Nach Analysen von IDC liegen rund 80 bis 90 Prozent aller Unternehmensdaten in unstrukturierter Form vor – in Dokumenten, Präsentationen, E-Mails, Notizen und Gesprächen. Nur etwa die Hälfte davon wird überhaupt ausgewertet, weniger als ein Drittel für weitergehende Analysen genutzt. Das bedeutet: Der größte Teil dessen, was ein Unternehmen über sich selbst weiß, ist für systematische Nutzung unsichtbar.
Für den Aufbau eines Digitalen Zwillings ist genau das der Ausgangspunkt. Die Aufgabe besteht nicht darin, neue Informationen zu erfinden, sondern vorhandenes Wissen in eine Form zu bringen, die nutzbar wird – für Menschen und für Maschinen.
Was ein Leistungskatalog wirklich enthält
Die meisten Unternehmen haben eine Vorstellung davon, was sie anbieten. Es gibt Angebotsvorlagen, Flyer, Website-Texte, vielleicht eine interne Übersicht. Doch diese Informationen sind selten vollständig, selten einheitlich und fast nie so strukturiert, dass sie maschinell verarbeitet werden könnten.
Stellen Sie sich ein Beratungsunternehmen vor, das fünf Kernleistungen anbietet. Auf der Website stehen drei davon – mit unterschiedlicher Tiefe beschrieben. In den Angebotsvorlagen finden sich alle fünf, aber mit abweichenden Bezeichnungen. Der Vertrieb nutzt eine sechste Bezeichnung, die intern entstanden ist, aber nirgendwo dokumentiert wurde. Und der Geschäftsführer beschreibt das Angebot in Gesprächen nochmals anders – nicht falsch, aber anders.
Das ist typisch. Und es ist genau das Problem, das ein strukturierter Datensatz löst. Im Unterschied zu einem Dokument hat ein Datensatz feste Felder: eine eindeutige Bezeichnung, eine Kurzbeschreibung, eine Zielgruppe, eine Zuordnung zu einem Leistungsbereich, eine Verknüpfung mit zuständigen Personen und Prozessen. Jede Information hat einen definierten Platz – und existiert genau einmal.
Vom Text zur Struktur: Was sich konkret verändert
Der Übergang vom Fließtext zum Datensatz klingt technisch, ist aber im Kern eine inhaltliche Aufgabe. Es geht darum, die richtigen Fragen zu stellen: Was genau bieten wir an? Wie grenzen sich unsere Leistungen voneinander ab? Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Angeboten? Wer ist intern verantwortlich? Welche Begriffe verwenden wir – und welche sollten wir verwenden?
Die Antworten auf diese Fragen existieren in jedem Unternehmen. Sie stecken in den Köpfen der Mitarbeiter, in Protokollen, in Kalkulationstabellen. Der Strukturierungsprozess macht sie explizit und überprüfbar. Was vorher als selbstverständlich galt, wird dokumentiert. Was unterschiedlich verstanden wurde, wird vereinheitlicht.
Das Ergebnis ist ein Modell, das jeden einzelnen Baustein des Unternehmens beschreibt: Leistungen, Produkte, Prozesse, Zuständigkeiten, Zielgruppen, Markenwerte. Nicht als langer Text, sondern als verknüpftes System, in dem jede Information in Beziehung zu den anderen steht.
Warum Verknüpfungen den Unterschied machen
Ein strukturierter Leistungskatalog ist mehr als eine alphabetische Liste. Der eigentliche Wert entsteht durch die Verknüpfungen: Eine Leistung ist mit einem Prozess verbunden, der Prozess mit einer Zuständigkeit, die Zuständigkeit mit einem Team, das Team mit einer Abteilung. Diese Relationen machen aus einzelnen Datenpunkten ein zusammenhängendes Modell.
Für Menschen bedeutet das: Ein Vertriebsmitarbeiter kann nachvollziehen, welche Leistungen zusammengehören und wie sie sich ergänzen. Ein neuer Mitarbeiter versteht, wer für welchen Bereich verantwortlich ist. Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, welche Leistungen aktiv angeboten werden und welche nur noch auf dem Papier existieren.
Für KI-Systeme bedeutet es: Ein Chatbot kann eine Kundenanfrage der richtigen Leistung zuordnen, weil er die Verknüpfungen kennt. Ein Automationstool kann Angebote zusammenstellen, weil es weiß, welche Leistungen kombinierbar sind. Ein Textgenerator kann Produktbeschreibungen erstellen, die zur Markenstimme passen, weil die Tonalität und die Positionierung als Datensatz vorliegen.
Struktur als Voraussetzung, nicht als Endziel
Der strukturierte Leistungskatalog ist nicht das Produkt – er ist die Grundlage. Er bildet den Kern des Digitalen Zwillings und dient als Referenzpunkt für alles, was darauf aufbaut: Automationen, KI-Agenten, konsistente Kommunikation, effizientere Prozesse.
Gleichzeitig ist er kein statisches Dokument. Ein guter Datensatz wird gepflegt, erweitert und angepasst – genau wie das Unternehmen, das er abbildet. Neue Leistungen werden ergänzt, veraltete Angebote entfernt, Zuständigkeiten aktualisiert. Die Struktur wächst mit dem Unternehmen, statt hinterherzuhinken.
Dass weniger als ein Drittel der unstrukturierten Daten in Unternehmen für Analysen genutzt werden, zeigt, wie viel Potenzial ungehoben bleibt. Der Digitale Zwilling beginnt dort, wo dieses Potenzial liegt – beim vorhandenen Wissen, das nur darauf wartet, nutzbar gemacht zu werden.
